ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL

Таблица с функцией обработки банковских выписок и автоматического распределения операций по категориям

На основе своих наработок мы создали механизм загрузки банковских выписок и распределения операций в них по категориям в зависимости от заданных настроек.

На основе всех данных строится отчет о движении денег. Скрипты в таблицах созданы для выписок банков: Альфа-Банк, Точка, СберБанк и Тинькофф. Если у вас другой банк, можем сделать индивидуальную доработку для вас.

Что это?

Цель - упростить процесс построения отчета о движении денег. И чтобы сэкономить время учета можно выгружать выписки из банков и накапливать их данные в таблицах.

В таблице встроена функция распределения операций в выписках по статьям движения денег в зависимости от текста в назначении платежа или контрагента. Например, если вы периодически платите определенному списку контрагентов за маркетинг, можно указать параметры в настройках, и подобные строки будут распределены автоматически.

Как это работает?

Вы регулярно скачиваете выписки из банк-клиента в формате документа Excel, загружаете в папку на Гугл диске. Скрипт, встроенный в таблицу, считывает банковские выписки, присваивает каждой транзакции соответствующую статью расхода или дохода и пополняет свою базу данных для последующего анализа. В дополнение к этому данные по транзакциям можно вносить вручную на отдельном листе.

Таблица с функцией обработки банковских выписок и автоматического распределения операций по категориям
Описание механизма загрузки банковских выписок и распределения операций в них по категориям в зависимости от заданных настроек
Процесс работы

Копируем файлы выписок в папку:

Нажимаем кнопку "Обновить" на первом листе таблицы:

Данные загружены в таблицу.

Как получить таблицу?

Если у вас еще нет таблицы, то ее можно получить, заполнив форму ниже:

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Авторизация скриптов

Создайте папку на Гугл диске с подходящим именем. К примеру - "Выписки".

Затем в этой папке создайте еще две подпапки: для архивов и корзину. Ссылки на эти три папки скопируйте в таблицу на лист "Справочник" в соответствующие ячейки.

Теперь необходимо заполнить остальные зеленые колонки на листе "Справочник".

Таблица сопоставляет статьи расходов с комментарием или контрагентом транзакции.
Если в вашей выписке от банка "Альфа-Банк" есть строка с комментарием "Комиссия за обслуживание карты", значит в колонке "Статьи ДДС" пишем "комиссия альфа банк", тип операции указываем "Расход", в столбце "Счет" пишем имя банка "Р/С Альфа-Банк", а в столбце "Контрагент, ИНН или часть комментария" пишем сам комментарий, в нашем случае это "Комиссия за обслуживание карты".

Теперь, если такой комментарий (это еще может называться "назначение платежа") встретится в выписке Альфа-Банка, то таблица отметит эту сумму как расход и поместит её в статью "комиссия альфа банк". Повторите эту операцию для всех остальных транзакций.

Скопируйте ваши выписки в первую папку.

Настройка

Перейдите на первый лист таблицы и нажмите на иконку в верхнем левом углу:

После нажатия у вас появится окно. Гугл потребует авторизацию, необходимо согласиться со всем. Не волнуйтесь - код скрипта открыт, и вы можете убедиться, что он делает только то, что нужно для этой таблицы.

Выполните действия, как указано на изображениях ниже:

Следующий шаг:

Настройка завершена, таблицей можно пользоваться!

Работа с таблицей

Итак, авторизация пройдена, можно снова нажимать на иконку в верхнем левом углу:

Таблица пополнится новыми данными, а выписки переместятся в папку с архивами. На странице "ДДС" вы можете проанализировать полученные из выписок данные.

В случае необходимости вы можете вносить данные в таблицу вручную. Это делается на листе "Ручной ввод".

Замечания

Таблица принимает выписки в формате xlsx и google sheets. Если ваша выписка в формате xls, то ее нужно будет конвертировать в формат google sheets. Для этого нажмите на "файл" >> "Сохранить как таблицу Гугл". Саму таблицу в формате xls можно после этого удалить.

Таблица может работать с такими банками как: Альфа-Банк, Точка, Сбер и Тинькофф.

Спасибо, что полностью ознакомились с нашим руководством!

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp.
Проведем аудит и предложим решение.

Если при адаптации таблицы возникнут сложности или вопросы, пишите нам в чат. Поможем каждому разобраться с тонкостями настроек Гугл таблиц

Вам будет интересно: