Шаблон таблицы для финансового учета

НОВЫЙ ПРОЕКТ ОТ РАЗРАБОТЧИКОВ HELPEXCEL

На этой странице находится инструкция по настройке шаблона таблицы и методология внедрения финансового учета.

Решение представляет собой таблицу для учета финансов и отчет о движении средств, который строится автоматически. К таблице можно подключить Телеграм-бота и дать доступ сотрудникам.

Каким компаниям будет полезно?

Платежи и поступления денег совершаются вне офиса
За совершение финансовых операций отвечает несколько сотрудников
Существует несколько филиалов и счетов
Мы можем настроить таблицу под ваш бизнес и провести обзор. Цена услуги 5 000 ₽
Заказать настройку
Или можете произвести настройки самостоятельно по инструкции.
Для этого нужно всего 5 минут времени и компьютер.
Настройка таблицы
На самом деле все очень просто. Для настройки нужен компьютер.

Настройка состоит из двух частей:
  • Настройка таблицы
  • Подключение Телеграм-бота
1. Открываем таблицу

Заходите через любой браузер, открывайте таблицу по ссылке из письма. Если у вас ее нет, оставьте на этой странице свою почту, в ответ придет письмо со всеми необходимыми ссылками.

создание гугл таблицы

2. Делаем копию

Чтобы полноценно работать с шаблоном, нужно скопировать его на свой Гугл Диск. Для этого в меню сверху нажимаем Файл -> Создать копию

выпадающий календарь в гугл таблицах
3. Небольшой обзор

На листе "Данные" ведется учет. Информация записывается через диалоговое окно, которое открывается нажатием кнопки "Приход/Расход".
Тут пользователь выбирает или вводит необходимые данные.
как сделать календарь в столбце таблицы

Шаг 4. Авторизация

Наверное вы уже попробовали нажать на кнопку "Приход/расход", и вместо окна, описанного в предыдущем шаге, у вас открылось следующее.

как выбрать объект из выпадающего списка

Воспользуйтесь видеоинструкцией для прохождения авторизации

Шаг 5. Обзор отчета

В шаге 3 мы рассказали о том как вводить данные. Теперь поговорим о самом главном - отчет о движении денежных средств. Он находится на листе "ДДС" и строится автоматически на основании информации из листа "Данные".

как в таблицах сделать список объектов в выпадающем списке

Отчет строится в динамике за целый год с детализацией до месяцев. Год отчета задается в верхней части листа выбором из выпадающего списка.

значение из диапазона
Шаг 6. Настройка справочников

На листе "Настройки" находятся справочники. Тут вы можете ввести статьи ДДС и направления, актуальные для своей деятельности.
как выбрать  диапазон

После редактирования справочников нажимайте кнопку сохранения

Шаг 7. Настройка представления отчета

В каждой строке столбца В листа "ДДС" расположен выпадающий список, котрый содержит значения из справочников, которые мы регулировали в рамках предыдущего шага.

как выбрать значения из диапазона

Вы можете настроить представление отчета так, как это нужно вам.
Все очень просто: отчет заполняется цифрами по выбранным вами значениям из выпадающего списка.

Если вам не хватило строк в отчете, то можно воспользоваться скрытыми строками, которые находятся после 8 и после 24 строки.
Чтобы раскрыть их нажмите на стрелочки как показано на рисунке.

как правильно задать внешний вил таблице
Когда заполните, скройте не нужные строки, что бы не мешались. Выделяете их, нажимаете правой кнопкой мыши и выбираете "Скрыть строки".
как правильно задать внешний вил таблице

Шаг 8. Настройка прав доступа

В правом верхнем углу таблицы находится кнопка

Она открывает диалоговое окно, где вы можете определить список пользователей, которые могут редактировать таблицу.
предоставить доступ
Подключаем к таблице Телеграм- бота

При помощи Телеграм-бота вы можете вносить данные в таблицу с мобильного телефона. Его еще полезно использовать если за финансы отвечает несколько человек. Для этого нужно каждому дать доступ у Телеграм боту, следуя нижеуказанной инструкции.

Полезно знать!

  • Для каждого пользователя вы сгенерируете уникальный ключ доступа к таблице. Никто посторонний не сможет получить доступ к вашим данным

  • Причем пользователи, которым вы дадите доступ на ввод через чат-бот они могут не иметь доступа к общим данным в таблице

Шаг 1. Авторизация в чат-боте

Попросите каждого пользователя, которому нужно подключить чат-бота, пройти авторизацию.
Для этого заходим в Телеграм и в строке поиска вводим @helpexcel_accounting_bot

включить доступ по ссылке

Далее нужно отправить номер телефона, следуя командам чат-бота.

последнее изменение данных

Шаг 2

После того, как пользователи отправили свой номер чат-боту нужно зайти в таблицу и сгенерировать для них уникальный ключ доступа.
Для этого переходим на лист "Настройки" и нажимаем желтую кнопку в верхнем левом углу экрана.

сохранение изменений на диске

В появившемся окне вводим номер телефона в указанном формате и нажимаем кнопку "Отправить".

пример управленческой таблицы

Появляется диалоговое окно:

анализ данных и отчетность

Оттуда копируем уникальный ключ и передаем его пользователю бота:

суммеслимн

Пользователь, которому передали ключ, заходит в чат бот и отправляет его сообщением чат боту

получение формулы суммеслимн
Появляется сообщение о успешной регистрации. Теперь можно полноценно пользоваться сервисом.
анализ данных
Как внедрить финансовый учет в свой бизнес?

Финансы - важная часть системы управленческого учета. Правильная организация определяет детализацию анализа деятельности компании в целом.

Чек лист внедрения финансового учета:

  1. Формируем статьи движения денег (ДДС)
  2. Определяем источники возникновения финансовых операций и центры финансовой ответственности
  3. Проектируем форму отчета о движении денежных средств и его детализацию
  4. Выбираем инструмент, вводим вышеописанные настройки и начинаем пользоваться
Как работает финансовый учет?
Вы записываете операции, каждой из них присваиваете аналитики определенные спецификой вашего бизнеса и статью ДДС. И в онлайн режиме видите сводный отчет, предстваление которого можно регулировать, чтобы анализировать результаты в разных проекциях.
Простой финучет
Так будет работать финучет, если нет центров финансовой ответственности и не требуется разграничивать права пользователей. Для всех одна рабочая область, любые операции можно корректировать и каждому доступен сводный отчет.
Нормальный финучет
У вас разные направления деятельности, разные ответственные лица. У каждого пользователя своя рабочая область или аккаунт для ведения учета с соответствующими правами доступа. Дополнительные аналитики, такие как направление деятельности, центр финансовой ответственноси и тд делают отчет более динамичным и детализированным. Сотрудники видят только те данные и ту срез отчетности, которая своейственнена его KPI. Администратор имеет доступ ко всей информации.
Теперь, когда понятны основы, можно приступить к чек-листу и спроектировать систему финучета для своего бизнеса.
Как сформировать статьи движения денежных средств?

Шаг 1

Возьмите выписку из банка за последние полгода и сгруппируйте все транзакции. Выделите платежи, которые относятся к аренде, к расходам на сотрудников, закупкам и тд. Нормальным количеством будет считаться 30-40 групп. Если вы один раз за весь этот период покупали покрышки для авто, то не стоит делать для этого отдельную группу, отнесите этот расход к группе расходы на обслуживание авто например.

Постарайтесь сделать наиболее полный и достаточный список с учетом стратегии компании на год вперед. Список статей ДДС будет определять форму отчета и изменение его структуры будет искажать результаты в динамике за длительный промежуток времени.

Шаг 2

Создайте список из выделенных в банковских выписках групп. Далее постарайтесь изменить их названия таким образом, что бы любой сотрудник при совершении учетных операций мог однозначно определять их принадлежность к этим группам.

Например, так как показано на рисунке, группировать нельзя.

Выбирайте наименования таким образом, что бы любой сотрудник мог разобраться не задавая вам лишних вопросов. Ниже табличка с плохими и хорошими примерами.

Список групп после работа с терминологией превращается в статьи движения денег. Теперь можно проектировать на их основе финансовый учет и форму отчета.

Что делать если у вас несколько направлений деятеьности?

Вариант 1. Стандартизация

Когда у вас разные виды деятельности удобнее всего стандартизировать статьи ДДС в каждой из них. Таким образом вы вы пользуетесь одними справочниками и так проще всего анализировать деятельность. Если направления слишком разные и не возможно пользоваться на 100% одинаковыми статьями, то на уровне политики учета вводите для каждого направления свои статьи ДДС. Но разница в статьях должна быть только в тех моментах, которые не поддаются стандартизации. Например Аренда так и останется аредой для любого направления деятельности. Просто где то есть обслуживание транспорта, а в каком то из направлений вашей деятельности эта статья не актуальна и нет смысла ее видеть сотрудникам, что бы не было вероятности ошибочных операций.

В итоге получаем одну единую форму отчета о движении денежных средств, представление которого можно настраивать и анализировать в разрезе компаний.

Вариант 2. Разные формы отчетов

Для каждого направления свои статьи ДДС и своя форма отчета. Для отображения отчета по компании в целом создаем одну сводную форму с обобщенными статьями ДДС. Через промежуточные справочники объединяем статьи ДДС направлений деятельности с обобщенными статьями по компании в целом и получаем сводный отчет.

comments powered by HyperComments
Вам будет интересно: