Внедрили разветвленную складскую систему учета с бот-ассистированием

Для контроля закупочных материалов мы отвели отдельный лист в главной таблице офиса, где можно внести все данные по товарам, а именно их количество, цену с соответственно рассчитанной суммой по позиции, указать поставщика и отметить факт оплаты (это будет учтено в аналитике по кредиторским и дебиторским задолженностям, которую мы также приняли во внимание и отображаем в нашей таблице). Это простой лист-реестр с которого запускается весь дальнейший процесс.

Следующим этапом  можно отправлять сырье на производство. Все материалы, которые были отправлены фиксируются на отдельном листе главной таблицы и по нажатию кнопки, введенные позиции синхронизируются с таблицей производства, т.е. дублируются в ней.

Таким, казалось бы, простым шагом мы предотвратили возможные ситуации недосчета приходных материалов, что при сотрудничестве со сторонней организацией хорошо сказывается на укреплении доверительных отношений. Сторона производства может проверить сходятся ли физически поступившие материалы с тем, что зафиксировано в таблице и можно приступать к производственным операциям.

Процесс производства нашего клиента подразумевает изготовление продукции по четкой рецептуре. Мы выделили лист для записи всех необходимых спецификаций состава в главной таблице офиса.

Все пропорции сохраняются и после сохранения дублируются в таблицу производства. При заполнении данных по созданию конечных изделий, в таблице производства на листе готовой продукции, указываются их наименование, количество, отмечается номер партии, а суммы уже рассчитаются и подтянутся автоматически.

Создание готовой продукции подразумевает списание расходников, которые автоматически рассчитываются по предварительно прописанной рецептуре и фиксируются на отдельном листе списания сырья.

По готовности товаров они отправляются в главный офис. Для фиксирования этого этапа мы добавили в офисную таблицу лист.

Сюда можно ввести все данные по приемке и синхронизировать их по кнопке с данными в таблице производств. В каждой из таблиц размещены листы остатков с количественными показателями как по сырью, так и по готовой продукции, и в случае с проведением синхронизации принятой офисами готовой продукции, соответствующее количество готового товара будет вычтено на складе готовых изделий в таблице производства.

Заключающим этапом всего производственного процесса является отгрузка из офиса уже готового товара. Для этого все данные по проданным позициям заполняются на отдельном листе с проставлением наименований, партий, количества и цен. Для упрощения ведения учета себестоимости по отгруженным позициям автоматически рассчитываются по нажатию кнопки.

Мы также добавили возможность фиксирования наличия оплаты по товару и предоставленным дням отсрочки. Помните выше мы уже упоминали о том, что задолженности все предусмотрительно зафиксированы? Так вот:

В главной таблице есть лист с аналитикой по кредиторской и дебиторской задолженностям и, подобно аналитике в таблице производства, по остаткам сырья и готовых изделий на складе. Система вывода аналитики по остаткам на счетах рассчитывается в реальном времени — любое действие производимое с сырьем или готовым продуктом пропускается через “мозг” нашей табличной связки и запускает перерасчет количества. Так, у нашего клиента в доступе всегда самые актуальные данные!

Мы прошлись по всему функционалу нашего продукта через призму десктопного взаимодействия с ним, а на десерт познакомим вас с созданным в сопровождение нашего практического решения телеграм-ботом.

Все вышерассмотренные операции (учет прихода и отгрузки сырья или продукции, перемещения, создание продукции по рецептуре и др.) могут быть произведены через ваше мобильное устройство. Бот все это умеет.

Бот является безопасной закрытой системой доступ к которой настраивается через лист пользователей в главной таблице офиса, без предварительной настройки доступов никто обращаться к данным в боте возможности иметь не будет. При выдаче доступов мы добавили возможность проставить к какой группе относится пользователь (производства или офиса) и, в соответствии с принадлежностью к одной из групп, функционал бота у пользователя будет немного отличаться в корреляции с тем, что предусмотрено их таблицей.

После авторизации в боте к выбору предоставляется несколько операций.

Бот будет пошагово предлагать вам поля к заполнению. Вручную вводится минимальное количество данных, цена например, а остальные варианты выбора по типу наименования товара или места отгрузки выбираются из предложенных ботом позиций. Так точно не будет недочетов в аналитике, поскольку все наименования четко унифицированы.

Интересным моментом взаимодействия с ботом является некоторая коммуникация с ним. При заполнении операций по отгрузке товаров, бот даст вам выбрать только те позиции которые числятся в данный момент на складе, а если вы ввели количество отгружаемых единиц превышающее количество товара на складе, то он вам сообщит о недостатке готовых изделий для отгрузки.
Или, допустим, вы хотите заполнить данные по производству готовой продукции: вы вводите количество изделий подлежащих изготовлению, бот проверяет наличие необходимого для изготовления данного изделия сырья, обращаясь к рецептуре, и в случае недостатка какого-то компонента, сообщает вам чего недостает для осуществления производственного процесса.

Добавленный бот не только сделал возможным доступ к таблице без обращения к компьютеру, но и предоставил возможность безошибочного ввода данных, ведь каждая вносимая операция проверяется им на возможность осуществления согласно данным в таблицах.


Итак, мы рассмотрели главные моменты, которые решает разработанная нами система. Внедрение данного продукта позволило значительно упростить и автоматизировать сложные процессы управления производством. Система эффективно решает проблемы, связанные с отслеживанием складских перемещений, учетом сырья, расчетом себестоимости и обращения готовой продукции, предоставляя прозрачность и точность данных в реальном времени. Наш подход обеспечил синхронизацию и автоматическое обновление данных на всех этапах производственного процесса, а телеграм-бот сыграл важную роль в предоставлении удобства и безопасности пользования. Это решение повысило эффективность, надежность и точность учета, минимизировало риски и улучшило контроль над производством. Мы уверены, что наша разработка станет незаменимым инструментом для компаний, стремящихся к оптимизации своих бизнес-процессов и повышению производительности.