Бизнес-процессы в Битрикс24: как они влияют на эффективность работы?

Здесь вы увидите как устроены бизнес-процессы в Битрикс24, где и как применяются в системе и как работают в задачах и списках. Отметим сразу: бизнес-процессы не доступны на бесплатном тарифе Битрикс24. Доступ открывается только с тарифа "Профессиональный", а также в коробочных решениях Bitrix24.

Содержание статьи:

1. Что такое бизнес-процессы?
2. Проектирование бизнес процессов
3. Работа с бизнес-процессами в Битрикс 24
4. Пошаговый алгоритм создания бизнес-процесса в Битрикс24
5. Бизнес-процессы Битрикс24 в CRM

В 1С-Битрикс24 бизнес-процессы охватывают широкий спектр деятельности компании. Важный инструмент для организации работы с проектами является интеграция с программой 1С, которая позволяет автоматически синхронизировать данные между сайтом и базой учета. Самое главное в сервисах Битрикс24 - это облачная программа учета счетов и отчетности, которая помогает вести учет и аудит деятельности компании.

Есть два типа бизнес-процессов:

1. Последовательный бизнес-процесс - это набор разных шагов, которые выполняются по порядку, пока все не завершатся. Он имеет схожесть с обычной блок-схемой, описывающую алгоритм решения задачи.
А также появляется возможность раздавать права доступа для работы с задачами и проектами (делегировать задачи, менять ответственного, ставить задачи в другие отделы и прочее).

2. Бизнес-процесс со статусами представляет собой набор отдельных состояний (статусов). Каждый статус, по сути, является отдельным последовательным параметром, который взаимосвязан с остальными.

В Битрикс24 возможно сделать и настроить бизнес-процессы с помощью визуального конструктора. Вы можете определить последовательность шагов, условия, и действия, которые должны быть выполнены в рамках процесса на каждой стадии. Это может быть процесс утверждения документов, обработки заявок, согласования оплаты или других операций. Например, вы можете организовать отправку нескольких вариантов почтовых сообщений. В одном случае вы определите получателя, как «Поставщик», а в другом создадите шаблон для клиента.

Благодаря бизнес-процессам в Битрикс24 очень удобно настраивается более точечная автоматизация тех или иных операций в ленте, сделках, лидах и т.д. Также снижается вероятность ошибок из-за человеческого фактора.

В список основных этапов проектирование бизнес-процесса в Битрикс24 входят:

1. Определение целей и задач. Четкое определение целей поможет вам сосредоточиться на необходимых шагах и метриках успеха.
2. Идентификация шагов и действий. Определите последовательность конкретных действий, которые должны быть реализованы. Это может включать задачи, уведомления, условия, автоматические действия и другие элементы и кейсы, которые определяют ход процесса.
3. Визуальное проектирование. Воспользуйтесь визуальным конструктором Битрикс24 для создания схемы бизнес-процесса. Визуальный конструктор позволяет вам легко создавать и настраивать любые шаги, условия и действия, используя графический интерфейс.
4. Настройка параметров и персональных прав доступа. Настройте параметры, такие как тайминги, правила выполнения и другие параметры, которые соответствуют вашим требованиям. Они задаются самим сотрудником перед запуском бизнес-процесса и сохраняются после завершения.
5. Тестирование и отладка. Необходимо проверить, что процесс, задачи, уведомления и другие элементы функционируют корректно.
6. Запуск и мониторинг. После успешного тестирования и настройки запустите бизнес-процесс и начните его использование в реальных условиях. Мониторьте выполнение процесса, анализируйте данные и результаты, и вносите необходимые корректировки для улучшения процесса.

Важно понимать, что для проектирование бизнес-процесса в Битрикс24 требуется обладать определенными знаниями и навыками. Рекомендуется найти и ознакомиться с технической документацией и руководствами Битрикс24 или обратиться к специалистам, чтобы получить дополнительную помощь и консультацию при проектировании бизнес-процессов в вашей организации.

У каждой части Битрикс24 есть свой раздел для создания и настройки бизнес-процессов. Они находятся в разделе CRM - Настройка CRM - Роботы и бизнес-процессы-бизнес-процессы. У каждой сущности бизнес-процесса своя отдельная страница.

Вкладки внутри настройки бизнес-процесса собраны в разделе «Параметры шаблона». Они используются для указания значения, которые задействованы в процессе. Их задают сами пользователи системы перед стартом бизнес-процесса. Они же и завершают их по окончанию.

Вкладка «Переменные» - временное хранилище данных. После того, как процесс завершился, они стираются.

Вкладка «Константы» нужна для хранения информации, которая не должна меняться. Обязательно нужно произвести настройку до того, как стартует бизнес-процесс.

Разработка версии бизнес-процессов в Битрикс24 – это программирование, хоть и в большинстве случаев без создания кода. Следует выбрать и поставить задачи, создать алгоритм и грамотно протестировать. Без базовой подготовки не обойтись.

Одновременно могут работать над сущностью, сделкой, смарт-процессом и лидом только два бизнес-процесса. Также помните, что создание бизнес-процесса в Битрикс24 требует время.

1. БП находятся в CRM-Настройка-CRM-Роботы и "Бизнес-процессы". Заходим в этот раздел.

Далее используем вкладку бизнес-процессы и выбираем сущность в которой хотим создать БП

2. Нажимаем на добавить шаблон, откроется панель управления бизнес-процессом:

Где мы можем правильно установить параметры БП, переменные, константы, а также указать название, его описание и произвести настройки Автоматического пуска "при добавлении\при изменении", скрыть из меню ручного пуска в сущности:

После заполнения всех необходимых пунктов, откроется область сборки БП:

Справа будут находиться активити, это те самые блоки, которые отвечают за определенное действие бизнес процесса. Например мы можем отправить уведомление сотруднику:

Заполните все необходимые пункты и кликните по кнопке "Сохранить". После сохранение всего бизнес-процесса указанным пользователям будет отправлено уведомление с текстом указанным в этом роботе.

Вся работа компании строится на таких процессах: согласование КП, отгрузка товара, обработка входящих заявок, автозаполнение документа и т.д. Четко-выстроенные бизнес-процессы помогают автоматизировать рутинные действия, чем существенно экономят время менеджерам.

При грамотно внедренных бизнес-процессах вы получаете уведомления о необходимых действиях: связаться с клиентом, отправить договор партнеру и т.д. CRM сама находит ответственных и отслеживает все этапы выполнения задач.

Важный факт: сделки с настройкой бизнес-процессов в CRM заключаются в разы быстрее, т.к. исключен момент, что данные могут потеряться. С помощью роботов появится возможность существенно повысить продуктивность работы отдела продаж.

Бизнес-процессы в CR нужны не только руководителям, но и рядовым сотрудникам. Им гораздо проще работать, когда есть четкий регламент действий.

Бизнес-процессы можно запускать из ленты новостей. Для этого зайдите во вкладку "Еще", в ней необходимо открыть "Процессы" и выбираем нужный процесс. Например, "Заявление на отпуск". Заполните все необходимые поля, включая работу с датами, и отправляйте. Теперь все упомянутые пользователи получат уведомление, одобрят или отклонят ваше заявление. После одобрения или отказа вы получите сообщение о результате.

В ленте новостей участники могут видеть работу связанных с бизнес-процессами задач и документов. Это облегчает доступ к необходимым материалам и позволяет эффективно работать в рамках текущих процессов.

В Битрикс24 бизнес-процессы могут быть интегрированы и использованы на Диске. Это позволяет автоматизировать и упорядочить рабочие процессы, связанные с хранением и управлением файлами.

Бизнес-процессы на Диске могут генерировать работу уведомления и оповещения о различных событиях, связанных с файлами данных. Например,оповещение о комментариях, изменениях или запросах на редактирование файлов.

Бизнес-процессы Битрикс24 в списках автоматизируют работу элементов. Тут расположены некоторые сущности для аккумуляции данных с личной структурой и полями.

Сначала это может показаться вам сложным. Поэтому, наша команда оказывает поддержку бизнесу при внедрении бизнес-процессов CRM. Укажите ваши контакты по форме ниже, и мы свяжемся с вами для онлайн-демонстрации преимуществ и возможностей Битрикс 24. Кстати, чаще всего исправлять старые ошибки сложнее, чем внедрить решение заново, с нуля. И, конечно, мы выполняем обучение персонала работе с системой, если ранее они с нею не сталкивались. Доступно и подробно рассмотрим и покажем, какие частые ошибки администраторы могут делать на старте работы с системой. Все вопросы вы также можете задать по форме ниже либо отправить сообщение на почту или телефон.