Как мы помогли клиенту навести порядок в финансах: от согласования счетов до планирования бюджета

В условиях наличия большого количества трат, решающим фактором является грамотное, поэтапное оформление заявок на расход, их четкое фиксирование и централизованное хранение. До проработки таблиц оформления заявок, была высока вероятность упущений их бухгалтером или задержки одобрения расхода начальством, что впоследствии тормозит весь производственный процесс. Чтобы все работало как часы и заявки быстро доходили до этапа рассмотрения и выделения на них средств, мы предложили следующий механизм:
У реставрационной компании, для которой был проработан данный инструмент, есть несколько подразделений, для каждого из которых мы создали отдельный шаблон, который связан с таблицей руководителя. В таблицах подразделений добавили отдельный лист, для ввода всех деталей расхода, по которому оформляется заявка. По нажатию кнопки всю внесенную информацию можно сделать доступной к отображению в таблице руководителя, в которой также есть идентичный лист, куда попадают все заявки требующие подтверждения.

Разработанная нами система предусматривает трехэтапную обработку:

• оформление и отправка заявки;
• одобрение ее руководителем;
• учет бухгалтером и выделение соответствующего количества денежных средств.

Все структурировано, последовательно и главное подотчетно! Плюс для ежеминутного фиксирования моментов, требующих финансирования, мы решили вопрос привязки к компьютеру, создав телеграм-бот через который можно быстро заполнить заявку и отправить ее в общую таблицу.

Заявки отправлены, рассмотрены и сохранены в реестре, а значит ведется учет расходной части бюджета.

Помимо финансовых убытков, для прогнозирования денежных состояний необходимо учесть прибыльную составляющую бизнеса. Для этого мы выделили отдельный лист в таблице руководителя, куда компания может вносить планируемые и фактические поступления.

Регулярное заполнение данных по заявкам, то есть расходам, и по поступлениям предоставляет обширную финансовую картину, которую мы решили вывести в платежный календарь.

В календаре мы предусмотрели вывод всех поступлений и расходов на выбранный месяц по конкретным подразделениям или совокупно по всем сразу. Это обеспечивает удобство отслеживания суммы денег, которые должны поступить или быть выплаченными. Также, за счет подсчета доходно-расходной разницы, можно вовремя заметить, в какой момент компания попадет в минус и, в соответствии с увиденным прогнозом, сдвинуть некоторые траты на более поздний период, или, по возможности, ускорить момент получения выплат от клиентов.

Так мы решили вопрос оснащения компании главным инструментом распределения финансов — временем. Время для корректировки стратегии без расширения списка долгов или прибегания к кредитным займам.

Как мы уже говорили выше, компания, для которой мы разработали данный продукт, занимается реставрациями зданий. В таком деле имеет место параллельное ведение работы на различных объектах, и мы решили, что одним из наиболее значимых аспектов проработки является упорядочивание информации по каждому объекту, что в свою очередь открывает возможность всеобъемлющего обзора планов по любому из них.
Напоминаем, что инструмент разделен на таблицы, которыми пользуются подразделения и сводную таблицу руководства. В таблице подразделений мы разместили лист планирования объекта. Здесь расписывается подробный план на месяцы и годы ведения работ по объекту. Когда план составлен, данные сохраняются и становятся доступными к просмотру в таблице руководства.

Чтобы введенные значения не подвергались случайным изменениям, предусмотрен механизм создания любого количества таблиц под каждое подразделение. У каждого отдела есть своя копия и случайно изменить данные по другому подразделению ну никак не получится.
Уже построенный и сохраненный план нельзя просто так отредактировать, для этого отведен отдельный лист согласования плановых изменений, где можно указать пункт по которому пересмотрена сумма, обосновать почему необходимо внести изменения и указать в каком размере.

Это некоторый аналог согласования заявок, который мы рассмотрели выше. Руководитель, уже в своей таблице, видит заявку на внесение изменений и одобряет ее, либо отказывает в редактировании. Такой механизм мотивирует на более обдуманное составления плана и делает так, чтобы ни одно изменение не стало сюрпризом для начальства.
Все составленные планы можно увидеть в главной сводной таблице, отфильтровывая интересующие год, месяц, объект и подразделение. Для анализа и корректировки модели работы бизнеса мы добавили вывод фактических трат и поступлений, чтобы можно было легко провести сопоставление изначально построенного плана и итоговых фактических показателей.

Таким образом, учитывая специфику рабочего процесса клиента, нам удалось внедрить такой масштабный инструмент, нацеленный на проработку слабых мест управленческой модели. Данный продукт позволил значительно улучшить контроль над денежными потоками, оптимизировать расходы и избежать кассовых разрывов, что, в конечном итоге, положительно сказалось на общей эффективности бизнеса и его способности к росту.