Кейс 9. Проектирование структуры отчета
Для того, чтобы сделать отчет понятным для всех, нужно заранее спланировать его структуру.
В свою очередь, структуру отчета определяет набор доступной информации.
Начинаем разбираться!
Определение цели анализа и формирование пакета необходимой информации
Отчет представляет собой перечень различных показателей в табличном
и/или графическом виде, изображенных в динамике или сравнении. Каждый показатель или набор показателей характеризует эффективность или результативность. Как правило, для каждого показателя формируются нормативы, которые характеризуют поведение значений показателей.
Подавляющее большинство показателей рассчитывается на основании данных из разных модулей корпоративных систем учета.
Модель формирование отчетности можно описать следующей схемой:
На первом этапе определяется цель отчета, его структура и набор необходимых для этого данных. Далее идет обработка и/или объединение данных.
Следующий этап - формирование отчета по заранее спланированной структуре.
Определение оцениваемых показателей. Формирование списка необходимых данных
Для начала необходимо спланировать содержимое отчета. Данные в отчете, как правило, характеризуются целью самого отчета. Например, необходимо оценить расходы за период. Подобный отчет может иметь следующую структуру:
1. Динамика расходов (расходы по месяцам)
Данные можно показать в табличной и графической интерпретацией. Можно посчитать прирост показателя.
2. Структура расходов
Показываем, из чего состояли расходы в абсолютных и относительных величинах
(в деньгах и %).
3. Соотношение расходов и Выручки
Лучше всего изображать показатель в динамике для наглядности изменения показателя во времени. Возможно сравнение отдельных групп расходов с товарооборотом.
Для формирования данного отчета нам потребуется следующая информация:
- Расходы за период (возможно расходы по месяцам или по дням, в зависимости от уровня детализации)
- Выручка за период
Для наглядности разберем реальную ситуацию:
Формирование отчета о расходах компании
Необходимо оценить расходы компании и сформировать отчет с анализом данных.
Имеем следующие данные
- детализация расходов компании за период
- выручка компании за период
Решение:
Имеющийся набор данных позволяет оценить общую величину расходов за период. Так же можно показать структуру расходов и показать динамику изменения расходов. Имеющаяся информация о выручке позволяет сопоставить размер общей выручки и расходов и оценить их влияние.
Таким образом получаем следующий вид отчета:
Структура каждого отчета определяется исходя из цели отчета, аудитории ,на которую он рассчитан, и набора данных.
Можно выделить несколько вариантов визуализации данных:
1. Изменение показателей во времени
2. Сравнение показателей
3. Оценка веса показателя в структуре смежных показателей
4. Оценка влияния на показатели общего результата
Изображение временного колебания позволяет выявить сильное отклонение от значений предыдущих периодов
Сезонное увеличение или ошибка? Сравнение с предыдущим периодом, аналогичными показателями конкурентов позволяют оценить причину отклонения от средних значений.
Изображение структуры позволяет выявить важные показатели, которые существенно влияют на общий результат.
Оценивая во времени вес показателя от массы смежных показателей, можно найти причину отклонения от норм. Например, если оценить структуру расходов компании во времени.
КЕЙС 8
Сводные таблицы и расчеты
Анализ расходов рекламных кампаний, создание и настройка сводных таблиц.
КЕЙС 1
Функция ВПР
Функция, без которой не обойтись при работе с таблицами, содержащими взаимосвязанные элементы. Задача кейса - работа с массивами данных.