Отчёт по продажам: Как правильно анализировать и оптимизировать ваши продажи

Отчёт по продажам является основным инструментом для эффективного управления и планирования бизнес-процессов. Он помогает увидеть полную картину текущих продаж, контролировать выполнение планов и прогнозировать будущих доходы. В этом тексте мы расскажем о том, на что стоит обратить внимание при создании отчётов.

Отчет по продажам — это документ, отражающий данные работы отдела продаж, который может быть различных типов и охватывать разное время: месяц, квартал или год. Он нужен руководителю отдела продаж, чтобы оценивать ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудников и отслеживать изменения спроса. Эта статистика показывает насколько РОП погружается в ежедневную отчетность и развивает каждого сотрудника. Главная цель — лучше понимать, что происходит в бизнесе.

Такая форма поможет достаточно быстро узнать, удалось ли выполнить план, понять, какие группы товаров и насколько больше приносят прибыли, сколько нужно делать отгрузок или проводить встреч, выделить успешные товары, также получать актуальную информацию, вовремя увидеть недочеты в работе, чтобы принимать более точные решения на основе этих данных. Важно включать только те сведения, которые соответствуют поставленным задачам, чтобы документ не превратился в сложный и непонятный набор цифр.

• Централизация необходимых сведений в одном месте, что упрощает доступ к информации и её анализ.
• Мониторинг позволяет анализировать сведения, чтобы оценить маркетинговые кампании.

Настройка автоматизации — самый надежный способ контролировать работу менеджеров без сбора ежедневной отчетности.

Отчёт отдела продаж включает любые данные, в зависимости от целей и задач бизнеса:

• Общая сумма продаж, том числе по продукту, направлению, специалисту или времени
• Количество сделок
• Выполнение плана продаж
• Количество лидов, звонков, встреч, и закрытых сделок
• Средний чек
• Конверсии на каждом этапе воронки продаж
• Выставленные счета
• Оплаченные счета
• Количество денег в кассе
• Размер дебиторской задолженности
• Показатели маржинальности
• Расчёт бонусов для менеджеров
• KPI отдела и отдельных менеджеров

Обычно он оформляется в виде таблицы в Google Sheets или Excel. Дизайн и структура могут быть настроены в соответствии с потребностями конкретного бизнеса. Сервис интегрируется, после отчёты из CRM выводятся на TV-панель в режиме онлайн.

Существует множество типов, каждый из которых предназначен для анализа определенных аспектов деятельности:

Отчеты по подразделениям демонстрируют эффективность работы каждого сотрудника, показывая, сколько именно продаж удалось совершить каждому менеджеру.

Отчеты по каналам сбыта отражают успешность продаж через различные торговые точки, такие как собственный интернет-магазин, платформа Озон и розничные офлайн-точки. Этот тип отчётов позволяет оценить, насколько хорошо продукты продаются в разных каналах.

Отчеты по продажам выпускаемой продукции позволяют увидеть, сколько единиц каждого конкретного продукта было продано за определённый период времени.

Отчёты по клиентской базе анализируют частоту возврата клиентов и ежемесячный прирост базы клиентов. Эти данные важны для понимания лояльности клиентов и эффективности работы с ними.

Отчёты по времени могут быть составлены за день, неделю, месяц и так далее. Чем чаще происходят сделки, тем меньший период анализа выбирается. Например, ежемесячные отчёты полезны для оценки работы менеджеров, так как их зарплата выплачивается каждый месяц. Если компания продаёт недвижимость с циклом сделки в квартал, то отчёты также будут ежеквартальными. В то же время, для булочной, продающей пирожки каждые несколько минут, можно составить ежедневные отчёты, чтобы отслеживать продажи по дням недели.

План-фактные отчёты показывают процент выполнения плана продаж или отклонения от него. Эти отчёты могут быть частью основного документа или существовать отдельно, предоставляя важную информацию для оценки выполнения поставленных целей.

Все эти отчёты могут быть оформлены в отдельных файлах или объединены в один документ. Для детального анализа удобно иметь всю информацию в одном файле, включающем данные по периодам, доходности, ключевым метрикам, прогнозам, клиентам и заказам. Однако для оперативной работы может быть удобнее разделить данные по отдельным таблицам.

Руководители компании и отделов играют ключевую роль в подготовке отчётов по продажам. Они определяют важнейшие метрики и цели, которые должны быть включены в отчёты, а также устанавливают соответствующие стандарты и требования.

Аналитики занимаются сбором, обработкой и анализом данных, необходимых для составления отчётов, используя различные инструменты и программы для анализа и визуализации информации.

Маркетологи предоставляют данные о маркетинговых кампаниях, рекламных акциях и источниках трафика. Их вклад необходим для связывания маркетинговых усилий с результатами продаж и оценки эффективности различных маркетинговых стратегий.

Финансовые специалисты занимаются анализом данных о доходах, прибыли, расходах и маржинальности, чтобы оценить финансовую производительность и рентабельность бизнеса.

Шаг 1. Определите цели и задачи, чтобы понять, какую информацию вы хотите получить.

Шаг 2. Выберите показатели, которые наиболее точно отражают ваши бизнес-цели и соответствуют специфике продукции или услуг.

Шаг 3. Соберите необходимые данные о продажах из различных источников, таких как CRM-система, аналитические платформы, отчёты по рекламным кампаниям и другие. Убедитесь в точности и полноте данных для обеспечения надёжного анализа.

Шаг 4. Структурируйте информацию так, чтобы она была легко воспринимаемой и понятной для пользователей. Используйте графики, диаграммы и другие визуальные элементы для наглядного представления данных.

Шаг 5. Проанализируйте полученные результаты, сделайте выводы, выявите тренды и определите, какие действия можно предпринять для улучшения продаж.

Шаг 6. Документируйте и храните отчёты в архивах, регулярно обновляйте их, чтобы отслеживать динамику и изменения, обеспечивая актуальность информации.

Такие отчёты играют важную роль как надежное руководство для бизнеса. Они дают полное представление о производительности, помогают выявлять проблемы и возможности для роста.

Для начала, важно правильно внедрить и настраивать системы отчётности. Это значит автоматизировать процессы сбора данных и их анализа. Использование таких систем позволяет увеличить точность и качество отчётов, а также сократить время на их подготовку.

При составлении отчётов по продажам необходимо учитывать ассортимент товаров и объем продаж в разрезе различных категорий. Это поможет увидеть, какие продукты пользуются наибольшей популярностью и планировать маркетинг более эффективно.

Не менее важно анализировать выручку и прибыль от продаж. Это позволяет увидеть фактическое финансовое состояние компании и корректировать стратегию управления для достижения наибольшей прибыли. Отчёты по продажам также помогают помогают увидеть ошибки и вносить изменения в политику компании.

Для эффективного использования отчётов по продажам необходимо обучение персонала. Мотивация сотрудников и управление их работой играют ключевую роль в улучшении показателей продаж. Регулярные мероприятия и тренинги помогут команде лучше понять свои задачи и работать более слаженно.

Также наши партнёры и клиенты могут найти ответы на вопросы и поделиться своими кейсами. Мы предлагаем помощь в настройке систем отчётности. Отправьте заявку на нашем сайте, и наш специалист свяжется с вами для обсуждения всех деталей.

В итоге, правильное управление и контроль за продажами позволяет увеличить доходы компании и улучшить качество предоставляемых услуг. Внедрение автоматизированных систем и регулярный анализ данных помогут вам достигать поставленных целей и оставаться впереди конкурентов.