Что представляет собой шаблон?
Для каждого подотчетного лица создается отдельная таблица. Каждый сотрудник видит сумму средств в подотчете и свои расходные операции. Траты, внесенные в таблицу сотрудника снижают сумму, находящуюся у него в подотчете.
При каких-либо тратах сотрудника, введенных у него в таблице, сумма будет уменьшаться как у него в таблице, так и вас. То есть вы всегда будете видеть остаток средств у сотрудников.
Все транзакции собраны в единой таблице, а данные отсортированы по дате.