Шаблон для учета подотчетных средств с Telegram-ботом

Теперь в новом окне у вас откроется копия таблицы, которую вы можете использовать.

Таблица “Авансовые отчеты” состоит из 4 листов. Начнем с листов для подготовки таблицы к работе — лист “Справочник” и лист “Сотрудники”.

Данный лист вы целиком заполняете вручную. Данные записанные в него нужны для формирования выпадающих списков на других листах.

В самой верхней части листа нужно установить подходящий вам часовой пояс. Данное поле нужно для корректной работы телеграм-бота, к которому перейдем позже.

Колонки “Статьи ДДС”, “Тип операции” и “Статьи P&L” связаны друг с другом, т.е. каждой внесенной вами статье ДДС нужно выставить соответствующий этой статье тип операции (“поступления”/”расходы”) и прописать соответствующую статью P&L.


Далее вы заполняете необходимые позиции в колонке “Тип оплаты”, “Контрагент/сотрудник” и “Проекты в работе”. Данные столбцы не связаны, в них просто нужно ввести все значения, которые вы впоследствии хотите использовать в таблице.

После заполнения вышеперечисленных полей вам обязательно нужно нажать кнопку “Сохранить”. Также каждый раз после добавления или удаления каких-либо позиции из списков нужно нажимать “Сохранить”.

При первичном нажатие кнопки в таблице у вас появится диалоговое окно “Требуется авторизация”. Нажимает “Продолжить”.

Появится окно входа, на нем выбираете аккаунт, через который хотите авторизоваться.

Далее “Дополнительные настройки”.

И внизу выбираете “Перейти на страницу "ADVANCE REPORTS TEMPLATE" (небезопасно)”.

Нажимаете “Разрешить”.

Авторизация прошла успешно. Это единоразовая процедура при первичном запуске скрипта таблицы. После авторизации повторно нажмите “Сохранить” для завершения процедуры. У вас появится окно “Соглашение об обработке данных” —> нажмите “Согласен”.

После того как дали согласие на обработку данных, в окне показанном на картинке выше, нажмите кнопку “Сохранить”.

На данный лист вы вносите информацию о пользователях бота. Информация о боте будет ниже.

Вы вводите имена, номера телефонов и в колонке “Доступ” ставите галочку. Галочка необходима для того, чтобы пользователи бота, регистрируясь по номеру телефона, который вы прописали в таблице, смогли использовать бот.

После внесения данных нажмите кнопку “Сохранить”.

К кнопке “Обновить” и колонкам “Подтвержденная” и “По данным сотрудника” еще вернемся. Они пригодятся позже.

Если вы хотите ограничить доступ какого-либо сотрудника, который раньше пользовался ботом и есть в списке, просто снимите галочку в столбце “Доступ” и не забудьте нажать кнопку “Сохранить”.

Когда сотрудник заполняет расход по какой-либо статье ДДС, бот предлагает ему прикрепить чек. Для возможности прикрепления чеков нужно перед использованием бота выполнить следующие шаги:

• создайте папку для чеков на вашем Гугл Диске;
• настройте доступ к папке: “Общий доступ” — “Все, у кого есть ссылка” — “Редактор”;

Теперь вы можете прикреплять чеки в сообщения в боте.

Преднастройка таблицы завершена.

Для начала работы с ботом найдите его через поиск по имени @helpexcel_advance_report_bot и нажмите кнопку “Start”.

Для продолжения работы необходимо согласие на обработку данных —> нажмите “Даю согласие на обработку данных”.

Далее вы вводите номер телефона с которого планируете пользоваться ботом. Для успешного подключения к боту этот номер должен быть предварительно внесен в таблицу на лист “Сотрудники”.

Учет подотчетных средств

Вам необходимо выдать в подотчет деньги. Ответственное за данное действие лицо заходит на лист “Учет подотчетных средств”. Здесь вы выставляете дату, выбираете из выпадающего списка соответствующую категорию, указываете выдающего пользователя и сотрудника. Выбранному сотруднику вы выставляете сумму, которую хотите выдать.

В правой части таблицы есть колонка “Подтверждено”, принцип ее работы следующий: при записи выдачи средств в подотчет вы можете оставить эту колонку не отмеченной, тогда у сотрудника в боте, при переходе в секцию “Подотчет”, будет операция требующая подтверждения, т.е. она/он в боте должны будут подтвердить факт получениями денежных средств; в обратную сторону подтверждение действует следующим образом: сотрудник через бота оформляет “возврат из подотчета” и запрашивает подтверждение (рассмотрим его далее), когда вы обновите таблицу и увидите новую строку с проведением операции возврата, вы можете убедиться действительно ли были возвращены деньги и, если да, отметить возврат как подтвержденный.

Мы пока оставляем колонку “Подтверждено” не отмеченной.

После внесения данных нажмите кнопку “Сохранить”. При необходимости удалить любую из строк на данном листе, отметьте нужные строки галочкой в столбце “Удалить” и затем нажмите на одноименную кнопку.

При наличии заполненных полей по нескольким сотрудникам, вы можете фильтровать отображенную информацию выставляя одно необходимое имя сотрудника или всех сотрудников сразу в ячейке в верхней части таблицы.

Там же вверху есть поля для фильтрации отображаемых данных путем определения временных диапазонов.
Этот лист готов, возвращаемся в бота.

После успешного прохождения авторизации для пользователя бота будут доступны следующие действия:

1. “Провести платеж”
2. “Подотчет”

“Подотчет”

До того как провести платеж, вам нужно подтвердить факт получения вами денежных средств.

Вы вошли в бот —> нажмите на кнопку ‘’Подотчет”.

Вам будет показано количество операций к подтверждению и предложен выбор действий по кнопкам —> выберите “Операции требующие подтверждения”. Напоминаем, что выдаются средства посредством заполнения строк на листе “Учет подотчетных средств“, если в таблице не будет записей по выданным средствам, то кнопка “Операции требующие подтверждения” в боте будет отсутствовать.

“Выберите операцию требующую подтверждения”. Внизу есть опции к выбору, с именем выдавшего, id операции и суммой. Выбираем по кнопке.

И последним шагом подтверждаете получение вами денежных средств. “Да”.

“Операция успешно подтверждена”. Теперь у вас есть средства на счету в боте и вы можете провести платеж.

“Провести платеж”

Зарегистрируем трату с выделенных средств. Вы нажимаете кнопку “Провести платеж”. Вам будет показан ваш текущий баланс, т.е. выданная вам в подотчет сумма.

Затем будет предложено выбрать статью ДДС —> Проект —> Контрагента.

Далее вы вводите сумму затрат по данной статье ДДС. Также бот предложит вписать комментарий, данное поле можно пропустить нажав на соответствующую кнопку. Бот спросит подтверждена ли данная операция, выбираем “Нет”. Данный расход будет подтвержден непосредственным ответственным за выдачу сотрудникам средств через таблицу, мы вернемся к рассмотрению данного поля по возвращению в нее.

Заключающий шаг заполнения расходов в боте — “Чек”. Для прикрепления чеков нужна небольшая настройка бота, о ней будет написано ниже. Сама процедура прикрепления документа проста, все что вам нужно сделать это прикрепить фотографию чека или документ сообщением в бот. Если по операции был прикреплен чек или документ, то в таблице на листе “Реестр платежей” в колонке “Документ по операции” появится ссылка на него.

С ботом готово!

Во-первых, вернувшись в таблицу, вы можете зайти на страницу “Учет подотчетных средств”, обновить ее и увидеть, что в колонке “Подтверждено” теперь стоит галочка. Галочка появилась, т.к. вы подтвердили получение выданных вам денежных средств в боте.

Теперь, вернувшись на лист “Реестр платежей”, вам нужно нажать на кнопку “Обновить” и вы увидите, что таблица пополнилась операцией расходов, которую вы только что внесли посредством бота.

Перейдите на лист “Сотрудники” и нажмите кнопку “Обновить”. Вы увидите отрицательное значение на счету у того, кто выдавал средства.

Также в колонках “Сумма в подотчете” будет расхождение в показателях остатка денежных средств на счету у сотрудника и суммы фактически выданных ему средств.

В левой колонке, “Подтвержденная”, прописана сумма, которую мы подтвердили как полученную при входе в бот (те самые 10 000 рублей, которые были выданы сотруднику). Поскольку проведенная через бот сотрудником операция не была подтверждена, из суммы слева не вычтен проведенный расход (1000 рублей на транспортные расходы), в то время как “По данным сотрудника” произошел вычет суммы расхода из суммы выданной в подотчет, соответственно у сотрудника на счету записан остаток в 9000 рублей (выдано 10 000 - трата на транспортные расходы 1000 = остаток 9000 рублей).

Теперь вы можете зайти в таблицу на лист “Реестр платежей” и, если вы убедились, что данный внесенный сотрудником расход соответствует целям на которые вы выдали ему средства (вы посмотрели чек и т.д.), вы можете отметить расходную операцию сотрудника как подтвержденную, поставив в соответствующей колонке галочку. И нажать “Сохранить”.

После подтверждения вами операции, на листе “Сотрудники” нужно нажать кнопку “Обновить” и суммы в столбцах “По данным сотрудника” и “Подтвержденная” сойдутся.

Кнопка “Подотчет” имеет за собой три функции. Одну из них (“Операции требующие подтверждения”) вы уже видели. Две другие функции включают в себя:
a) возможность выдать деньги в подотчет другому сотруднику;
b) записать возврат из подотчета.

Рассмотрим первый вариант:

2.1 “Выдать в подотчет”
Сотруднику нужно передать другому сотруднику денежные средства.
Нажмите кнопку “Подотчет” —> “Выдать в подотчет” —> выберите сотрудника, которому хотите передать средства. Затем введите необходимую сумму.

Также есть возможность запросить подтверждение у сотрудника, которому вы передаете средства.

В случае запроса на подтверждение, сотрудник, которому вы передаете средства, увидит в боте запрос, проверит дошла ли ему/ей выданная сумма и также через телеграм-бот подтвердит, что деньги получены, подобным образом как выше мы подтвердили получение выданных нам 10 000 рублей. В нашем примере мы запрашивать подтверждение не будем.

Готово! Передача денежных средств от сотрудника к сотруднику завершена.

Теперь вы можете зайти в таблицу на лист “Учет подотчетных средств”, нажать “Обновить” и у вас отобразится операция передачи денежных средств Константину, которую вы только что провели через кнопку “Подотчет” в боте.

Колонка “Подтверждено” будет отмечена галочкой в случае, если вы не запрашивали подтверждение или если вы его запросили, и Константин, зайдя в бота, подтвердил получение.

Перейдя на лист “Сотрудники” и нажав кнопку “Обновить”, вы сможете увидеть, что на счету у принимающего денежные средства сотрудника появится переданная сумма (400 рублей). Напомнит, что до этого на счету Константины были нули.

Также переданные через бота 4000 рублей будут вычтены из суммы, которая была на счету у передающего деньги сотрудника. Напомним, что суммы на счету Саши до передачи денег другому сотруднику равнялись 9000 рублям.

Вернемся в бота и рассмотрим вторую функцию кнопки “Подотчет”:

2.2 “Возврат из подотчета”

Данная кнопка нужна для регистрации факта возврата денежных средств, которые остались не потраченными у сотрудника.

Мы выдали Константину 4000 рублей, теперь, предположим, что он их нам вернул и необходимо это зарегистрировать.

“Подотчет” —> “Возврат из подотчета” —> Выберите сотрудника —> сумму —> нужно ли подтверждение операции (запрашивать подтверждение не будем).

Готово!

Теперь вы можете зайти в таблицу на лист “Учет подотчетных средств”, обновить его и вам отобразится операция по возврату выданных средств.

Теперь, вы можете зайти на лист “Сотрудники” нажать кнопку “Обновить” и вы увидите, что возвращенные 4000 рублей были отминусованы со счета того, кто вернул деньги (его имя мы выбирали при оформлении операции “Возврат из подотчета”).

Эти же 4000 рублей были приплюсованы на счет того, кто зарегистрировал факт возврата ему денежных средств ( у Саши было 5000 на счет + возвращенные 4000 = итого 9000 рублей).

Как показано на картинке выше, вы можете убрать некоторые этапы заполнения отчетности операций, если посчитаете их излишними. Такая настройка доступна для комментариев, запроса на подтверждение, а также для прикрепления чеков и документов. Оптимизируйте под себя.

На этом все!