(Первый месяц – бесплатно)

Стоимость таблицы с ботом – 1500 руб./мес

Контролируйте выдачу подотчетных средств сотрудникам. Отслеживайте передачу подотчетных денежных средств между сотрудниками и возврат этих средств обратно выдавшему их лицу. Вносите данные в таблицу через Telegram-бота.

Шаблон для учета подотчетных средств с Telegram-ботом

Получить шаблон

Видеообзор решения

Организация эффективного бухгалтерского учета — важная часть финансовой системы любой компании. В этом процессе особое значение имеет контроль за подотчетными средствами , которые выделяются работнику на хозяйственные нужды , командировки , покупки товаров , оплату проезда и другие текущие расходы.

Что такое подотчетные средства?

Подотчетные средства — это денежные средства, выдаваемые работодатель сотруднику наличными из кассы либо перечисляемые безналичным способом с расчетного счета. Они предоставляются на определенный срок , например, на несколько дней или в рамках выполнения конкретной задачи. После истечения срока сотрудник обязан предоставить отчет об расходования полученных денег.

Как происходит оформление?

Для получения денег сотрудник пишет заявление , после чего издается приказ или составляется распоряжение директору о выдаче аванса . На основании этих документы формируется авансового отчет, который должен быть оформлен правильно и в установленной форме.

Средства могут быть выданы как через кассовый аппарат, так и по банковскую системе, в том числе с использованием электронный переводов. При этом важно соблюдать требования закона , а также внутренние локальном положения организации.

Обязанности
подотчетного лица

После получения средств работник обязан израсходовал их строго по назначению. Для этого он должен оформить все операции надлежащим образом: сохранить квитанции , чеки, накладные и иные подтверждающие документы. Эти бумаги служат основой для отчетности и последующего списания средств в дебету соответствующих счетов.

Если неиспользованные деньги остались, они должны быть возвращен в кассу или переданы в виде неизрасходованные суммы. Если же имел место перерасхода , то разницу можно возместить при условии предоставления всех необходимых документов.

Отчетность и проверка

После окончания командировки или выполнения задания сотрудник обязан отчитаться перед бухгалтерией . В отчетности указывается:
наименование закупленных товаров или услуг,
стоимость каждой покупки,
дата совершения сделки,
номер документа,
подпись ответственного лица.
Бухгалтерия проводит проверка предоставленных данных, сверяет фактические расчеты с нормативами, утвержденными руководством или установленными постановлением Правительства РФ № 3210-у.
Если все документы в порядке и факт использования средств подтвержден, бухгалтер делает соответствующие проводки , и сумма списывается как расход. Если есть нарушения или отсутствуют подтверждающие документы, то задолженность может быть удержана из заработной платы или других выплат.

Особенности учета

Все операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании первичных документы : расходный и приходные ордера, авансовые отчеты, товарные накладные.
Учет ведется в соответствии с требованиями Минфина , НК РФ , ТК РФ и прочими нормативными актами.
Организация должна утвердить локальный нормативный акт, регулирующий порядок получения , расходования и отчетности по подотчетным средствам.
Необходимо установить четкий порядок выдачи и возврата средств, чтобы избежать долга , перерасхода и ошибок в учете

Почему стоит использовать наш шаблон?

Наши специальные шаблоны Excel позволяют:
автоматически фиксировать выдачу и возврат средств;
отслеживать остаток у каждого подотчетнику ;
формировать отчеты в нужной форме ;
интегрировать данные через Telegram-бота , что делает процесс удобным и мобильным;
контролировать обязан сотрудников и своевременно выявлять нарушения.
Это особенно актуально для малого и среднего бизнеса, где важна скорость и точность расчеты , а также экономия времени бухгалтерии .

Отслеживайте выданные средства: зафиксируйте суммы, переданные вашим сотрудникам, и всегда знайте, сколько денег они имеют на руках.

Контролируйте расходы: следите за тем, как ваши сотрудники расходуют выданные средства.

Фиксируйте возврат средств: если сотрудник вернул деньги, все данные будут аккуратно записаны.

Что умеет шаблон?

В таблице отображается сколько денежных средств было передано и сколько было потрачено. Фиксируются конкретные траты, на что были потрачены средства и сумма затрат. Передавать данные сотрудники могут просто через бота.

Кому необходим этот шаблон?

Руководителям малых и средних предприятий, финансовым менеджерам и бухгалтерам. Если обобщить, то шаблон нужен организациям, в которых большое количество сотрудников выполняют операции, связанные с расходами бизнеса. Чаще всего, подобные траты актуальны для строительных организаций, где прорабы закупают стройматериалы под отчет.

Как работает шаблон?

Вам необходимо выдать в подотчет деньги. Ответственное за данное действие лицо заходит на лист "Учет подотчетных средств". Здесь вы выставляете дату, выбираете из выпадающего списка соответствующую категорию, указываете выдающего пользователя и сотрудника. Выбранному сотруднику вы выставляете сумму, которую хотите выдать.

Сотруднику больше не нужно вносить данные в таблицу напрямую. Все траты он вносит через бота. Это сильно упрощает работу персоналу, т.к. не теряются данные, чеки также можно подгружать через бота, и бухгалтер видит все данные о тратах в таблице.

Зарегистрируем трату с выделенных средств. Вы нажимаете кнопку "Провести платеж". Вам будет показан ваш текущий баланс, т.е. выданная вам в подотчет сумма.

Затем будет предложено выбрать статью ДДС —> Проект —> Контрагента.

Далее вы вводите сумму затрат по данной статье ДДС. Также бот предложит вписать комментарий и добавить чек. Введенные данные бот автоматически отправит в таблицу.

Полная инструкция по настройке таблицы и бота будет доступна после скачивания.

бесплатно

•Стоимость таблицы -
•Бот бесплатен 30 дней, далее будет стоить 1500 р/месяц, без оплаты бот отключается.
•Бот проинформирует вас о том, что наступил период оплаты. Напишите в нашу поддержку, чтобы получить доступ.

Получить шаблон подотчетных средств

Частые вопросы

Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:

Telegram-канал

Хотите обсудить свой проект?

Если Вам понравился наш кейс и Вы бы хотели проконсультироваться с нашей командой по поводу внедрения подобного решения в Вашу компанию, оставьте заявку и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.

Написать в WhatsApp