Шаблон HelpExcel.pro относится к специальной серии электронных инструментов, разработанных для автоматизации управленческого учета компании.
Шаблон учета склада.lite
Стоимость - бесплатно
Стоимость - бесплатно
Получить таблицу
Мы вышлем вам на почту письмо с ссылкой
Еще недавно контроль товародвижения на складах проводился собственными силами – например, с использованием таблиц Excel. Этот метод имел ряд недостатков, таких как невозможность работать совместно или удаленно, проблемы синхронизации с бухгалтерскими программами. Поэтому сейчас набирают популярность готовые электронные решения для складского учета, которые используют не только большие компании, но и предприятия малого бизнеса. К их числу относятся шаблоны учета склада.
Преимущества работы с шаблоном HelpExcel.pro
Шаблон складского учета используется для систематизации, контроля и анализа товарооборота на складе. С помощью шаблона отслеживают расположение и движение товаров, ведут учет складских остатков.
Преимущества шаблона:
Сохранность – особенности сервиса Google дают возможность сохранять вносимую информацию;
Доступность – онлайн-офис Google Docs подходит для совместной и удаленной работы;
Простота – базовые настройки позволяют легко сделать, изменить или удалить запись;
Точность – шаблон поможет избежать ошибок, связанных с учетом складских запасов;
Шаблон помогает оптимизировать учет товаров, хранящихся на складах, автоматизирует торговлю, позволяет получить полную и достоверную информацию
о текущей деятельности организации. Также при помощи этого инструмента возможно проведение аналитических исследований, направленных на увеличение объемов продаж и сокращение издержек.
Аналитика – в шаблон добавлены функции проведения ABC, XYZ-анализа, основанного на группировке товаров на складе по параметру спроса и выборе тактики для их реализации;
Гибкость – программа настраивается в зависимости от вида деятельности организации, размера складов, номенклатуры продукции и других специфических условий;
Интеграция – HelpExcel.pro реализована возможность объединения нескольких шаблонов (например, складского
и финансового). При этом использование “облачных” сервисов увеличит эффективность работы инструмента.
и финансового). При этом использование “облачных” сервисов увеличит эффективность работы инструмента.
Формирование отчетности – в программе создаются отчеты и другие документы, основанные на учетной информации. Это облегчает управление запасами;
Удобство использования – информация в шаблоне учета хранится в тематических разделах, реализована функция поиска по фильтрам, обновления информации, мониторинга данных;
Это электронный инструмент, в котором можно проводить следующие действия:
Создание, ведение, дополнение специальных разделов, справочников;
Ввод данных по начальным остаткам на складе;
Добавление записей о приходе при поступлении товара;
Внесение записи о расходе в случае продаже или списания товаров;
Расчет себестоимости товаров (по средней цене поступления, методам LIFO, FIFO);
Это стандартный набор функций, которые выполняет шаблон складского учета. Поиск по позициям и мониторинг проводится с помощью настраиваемых фильтров.
При необходимости инструмент корректируется и дополняется с учетом вида бизнеса организации, номенклатуры товаров, сырья и материалов, размера складских помещений.
Мониторинг текущих складских остатков, периодическая корректировка на основании данных о приходе и расходе (раз в день, неделю, месяц);
Организация поиска продукции по базе данных;
Просмотр и ретроспективный анализ поступления и отгрузки товаров, сырья, материалов;
Занесение в базу торговых наценок по конкретным позициям;
Назначение скидок на продукцию;
Ведение базы данных по производителям, поставщикам продукции, а также клиентской базы;
Формирование прайсов, оборотных ведомостей, отчетов о прибыли за конкретный временной период;
Анализ спроса и себестоимости продукции, создание прогнозов по закупкам, определение будущих направлений продаж.
Кому подойдет шаблон?
В первую очередь, инструмент подходит для организаций малого и среднего бизнеса со складскими помещениями для хранения.
Также он заинтересует владельцев магазинов и оптовых баз, желающих вести учет товарооборота без использования сложных программ.
Что представляет собой шаблон?
Заполняйте информацию о товарах, которые вы купили и продали.Храните данные о наименовании товаров, поставщиках и покупателях в единой таблице.
Рассчитывайте себестоимость товара разными способами: по средней цене прихода, по методу FIFO или LIFO.
Каждый метод подробно расписан в инструкции.
Анализируйте спрос и себестоимости товаров, создавайте прогнозы по закупкам и определяйте будущие направления продаж.
Для начала работы с инструментом требуется внести в него следующие характеристики товаров, расположенных на складе:
- наименование – заводится согласно документам организации-поставщика;
- товарная группа
- артикул, код товара;
- дата постановки на учет;
- единицы измерения (штуки, литры, килограммы, погонные или кубические метры);
- количество товара на складе;
- блок с ценами за единицу (закупочная, отпускная оптовая, розничная);
- общая стоимость по каждой позиции;
- срок годности;
- наименование поставщика;
- наименование производителя.
Для того, чтобы использовать возможности шаблона учета склада в текущей деятельности, желательно придерживаться нескольких правил.
Перед заполнением табличных форм желательно провести инвентаризацию, которая позволит актуализировать информацию о продукции на складе – количество, стоимость, срок годности, условия хранения, наличие дефектов. Это поможет выявить проблемные позиции.
На первом этапе работы лучше потратить дополнительное время, но подробно заполнить справочники с информацией по товарам на складе, не только в количественном и стоимостном выражении. Также при оформлении закупок и отгрузок желательно соблюдать хронологический порядок.
Соблюдение этих правил позволит в дальнейшем получать точную информацию по складским остаткам, планировать работу с поставщиками, формировать достоверные результаты исследований на основе ABC, XYZ-анализа. В каждой организации все взаимосвязано. Поэтому корректная информация о товарах требуется многим: водителям при составлении маршрутных листов, маркетологам, аналитикам, бухгалтерии, финансовому отделу.
Недостатки бесплатных шаблонов на базе Excel
Несмотря на то, что в сети Internet имеются бесплатные шаблоны складского учета, сформированных в среде Microsoft Excel, будущим пользователям следует оценивать эти инструменты объективно. К сожалению, по сравнению со специальными программами, складской учет в Excel имеет ряд недостатков:
удельный вес операций, требующих ручного труда, достаточно велик. Это приводит к увеличению ошибок при закупке и отгрузке товаров, формировании накладных, отчетов;
инструменты проверки правильности вводимой информации отсутствуют;
рабочие файлы в Excel часто повреждаются. Из-за отсутствия “облачных” сервисов есть объективная проблема потери информации при сбое программы;
для работы требуется постоянное сохранение внесенных изменений;
ограниченность функционала “Эксель”, отсутствие специальных складских функций. Кроме того, добавление объемной информации – например, о характеристиках товара, - сильно подгружает программу и приводит к сбоям;
возможность одновременной работы для нескольких пользователей отсутствует;
функция удаленного доступа обычно не реализована;
несовместимость шаблона складского учета с онлайн-кассами, бухгалтерскими программами, торговым и складским оборудованием (сканеры, электронные весы и тд.);
прямым следствием предыдущего пункта становится сложность при инвентаризации. Перечень складских остатков формируется вручную, а уже после этого заносится в шаблон “Эксель”. Вероятность ошибок в таком случае увеличивается;
для учета товара в Excel не реализована автоматическая функция отслеживания сроков годности. Это делается в режиме ручной фильтрации;
использование Excel-шаблона бесплатно не предполагает услуги технической поддержки, доработки;
сложности с формированием бухгалтерской, отчетной документации.
Таким образом, бесплатность шаблона в формате Excel условна. Его все равно потребуется дорабатывать. Кроме того, эта программа, сама по себе, громоздка, не способна обеспечить функционал, необходимый в складской логистике. Поэтому для корректного учета требуются более серьезные инструменты.
Предложение HelpExcel.pro
Шаблон учета склада сформирован в пространстве Google Docs, использует такие преимущества платформы, как доступность из любой точки мира, а также облачный сервис. В процессе его создания учтены особенности ведения складского учета, устранены недостатки Excel-аналогов. При необходимости работа с инструментом ведется оффлайн или же в совместном режиме.
HelpExcel.pro – команда, занимающаяся оцифровкой и оптимизацией бизнеса. Мы создаем программы, web-сервисы для бухгалтерского, финансового и складского учета, бизнес-аналитики, банковских операций.
Предлагаем рассмотреть варианты работы с шаблоном учета склада.
Доработка
Иногда для эффективной работы с инструментом требуется его оптимизировать – например, связать несколько таблиц, упростить функционал или, наоборот, дополнить новыми листами и разделами. HelpExcel.pro поможет доработать шаблон и адаптировать его под нужды конкретной организации. Для этого необходимо направить заявку в наш адрес. После ее рассмотрения, постановки задачи и уточнения деталей, сторонами заключается договор на оказание услуг. Он служит гарантией качества выполненных работ, соблюдения установленных сроков.
Если у вас появились вопросы и предложения, предлагаем пройти на наш Telegram-канал с большим количеством полезных материалов или связаться с командой HelpExcel.pro по номеру +7 (965) 143-14-11 (телефон, WhatsApp).
Хотите обсудить свой проект?
