Управленческая отчетность: что в нее входит, виды и формы

Управленческий учет играет критически важную роль в эффективном управлении и стратегическом планировании любого предприятия. В отличие от традиционной финансовой отчетности, которая установлена законодательством и обязательна для внешних пользователей, таких как инвесторы или государственные налоговые органы, управленческая отчетность формируется для внутренних нужд организации и не подчиняется строгим нормативам по форме или содержанию.

Управленческая отчетность — это система отчетов, которая предоставляет руководству организации данные о ее финансовом состоянии, результативности и эффективности деятельности.

В управленческий учет входит полный отчет о доходах и расходах. Кроме того, цифры видны в динамике, а значит, проще принимать важные для управления финансами решения. Условно, если на регулярные расходы заложили миллион в месяц, при этом в течение квартала удавалось достичь необходимого качества, тратя 800 000, а в текущем периоде за три недели потратили уже 900 000 руб. — это сигнал разобраться, что происходит. Почему выросла цена, если раньше она была ниже, а также снизить планируемый бюджет в соответствии с реальными затратами.

Управленческая отчетность — это комплексная система, содержащая в себе всю необходимую информацию для анализа и принятия решений в компании. Составляется она на основании первичных данных, полученных от всех отделов и подразделений. Этот процесс величина тщательной детализации, включая данные о выручке, расходах, зарплате, выплатах дивидендов, НДС и других важных показателях.

В современных условиях, особенно в России, большой акцент делается на электронный формат отчетов, что позволяет упростить процесс передачи информации контрагентам и ФНС, а также сократить количество ошибок и ускорить процесс проверки. Отчеты формируются ежемесячно, при этом каждый отчет должен быть утвержден и подписан ответственным лицом. Периодичность и точность сдачи регламентированы законами и внутренними регламентами компаний.

Управленческая отчетность отражает не только итоговые результаты деятельности за определенный период (например, за квартал или год), но и позволяет провести анализ в динамике, понять тенденции развития и принять меры для улучшения показателей. Она показывает, насколько эффективно компания использует свои ресурсы, каковы объемы продаж, стоимость запасов, дебиторской и кредиторской задолженности, а также другие ключевые финансовые показатели.

Анализ управленческой отчетности дает возможность выявить новые факторы роста, определить возможные риски и разработать стратегии для их минимизации. Пример использования может включать в себя прогнозирование будущих доходов на основе текущих тенденций, а также планирование бюджетов и определение потребности в финансировании.

Кроме того, управленческая отчетность играет ключевую роль в области коммерческих переговоров и установлении долгосрочных партнерских отношений с клиентами и поставщиками. Она представляет собой основу для расчета стоимости контрактов, управления запасами и определения условий оплаты и доставки товаров.

Бухгалтерский учет — система отчетности в денежном выражении об имуществе, доходах, расходах и обязательствах организации. Задача бухгалтера — налоги и отчетность, чтобы не было проблем с надзорными органами.

Управленческий учет — система финансовых отчетов, которые помогают правильно оценивать эффективность бизнеса и принимать верные стратегические решения. Его необходимо вести, чтобы понимать, в каком направлении развивать компанию, видеть слабые места и увеличить чистую прибыль.

• Оценка эффективности бизнеса — бухгалтерский учет позволяет увидеть сухие факты, сколько потратили и сколько получили. Управленческий учет имеет более глубокие аналитические данные, где можно оценить перспективы, увидеть затратные статьи и доходные виды основной деятельности.
• Прогнозы и корректирование стратегии — с помощью качественных данных мы можем увидеть прошедшие, текущие и планируемые сделки. Можем быстро корректировать работу предприятия за счет УУ.
• Контроль доходов и расходов — дебиторская/кредиторская задолженность, оказанные обязательства, % расходов от выручки, все это позволяет увидеть управленческие отчеты.
• Форма и содержание — в отличие от бухгалтерского учета можно создать свою форму отчетности, которая будет понятна и развернута.

• P&L

P&L (Отчет о прибылях и убытках) — это отчёт, в котором указаны доходы компании в течение отчетного периода (например, месяца, квартала или года) и все расходы, понесенные для получения этих доходов.

Даже если у компании много средств на счетах или в кассе, она может быть убыточной. Так бывает, когда вы получаете предоплату за несколько проектов, но услугу еще не оказали. Фактически вы храните деньги на своем счету, но станут они вашими после оказания услуг и подписания актов выполненных работ.

Прибыльный бизнес — когда вам должны больше, чем вы.

Отчет P&L отвечает на главный вопрос собственника — сколько бизнес заработал. В классическом варианте отчет выглядит в таком формате. Он показывает полную картину бизнеса, а именно выручку, прямые расходы(себестоимость), косвенные расходы, валовая прибыль, рентабельности, прочие расходы, налоги, страховые взносы, оплата труда, чистая прибыль или убыток компании.

• Cash Flow (Движение денежных средств)

CashFlow, или денежный поток/отчет о движении денежных средств, — это сумма денег, которые поступают в компанию и уходят из нее за определенный период времени. ОДДС — самый простой отчет, денежный поток отражает способность компании генерировать наличные средства, что критически важно для её финансового здоровья.

Важность денежного потока:

• Денежные потоки показывают реальные деньги, доступные компании для оплаты счетов, инвестиций и расширения бизнеса.
• Он может быть положительным (когда поступления превышают расходы) или отрицательным (когда расходы превышают поступления).

Управление денежным потоком:

• Эффективное управление денежным потоком включает мониторинг поступлений и платежей, оптимизацию запасов, управление дебиторской и кредиторской задолженностью.
• Цель управления — поддерживать достаточный уровень наличности для текущей деятельности организации и избегать дефицита денежных средств.

Понимание и управление денежным потоком критически важно для устойчивости и успеха бизнеса, особенно для малых и средних предприятий.

• Управленческий баланс

Управленческий баланс — это отчет, который сводит результаты отчетов ОПУ и ДДС в один. Документ помогает контролировать корректность учета, направления использования прибыли, дебиторская задолженность и кредиторская задолженность.

Если ДДС ведут практически все компании, анализ ОПУ — стандарт для среднего и крупного бизнеса, то управленческий баланс практически не используется. Однако этот отчет позволяет соединить воедино два предыдущих отчета и проверить корректность их составления. Из Баланса собственник может получить информацию о том, чем владеет фирма, и как распределяется прибыль компании, или из чего финансируется убыток. Баланс состоит из двух основных групп — активы и пассивы.

Активы — это то, чем фирма обладает и что используется в ее деятельности: денежные средства, оборудование, оказанные услуги, товары и сырье на складе. С другой стороны, Пассивы — это источники формирования Активов: капитал, нераспределенная прибыль, кредиты и прочее. Главное правило составления управленческого баланса — равенство Активов и Пассивов.

В управленческом балансе важно видеть сумму запасов на складе, инструмент ведения учета склада поможет видеть в реальном времени остатки на складе, сумму запасов, а также кредиторскую и дебиторскую задолженность перед клиентами и поставщиками: https://www.helpexcel.pro/uchet_proyektnoy_organizatsii

Чтобы управленческая отчетность была действительно полезной для принятия решений, при её формировании важно соблюдать ряд ключевых принципов: простота, достоверность и оперативность. Эти характеристики обеспечивают понятность, точность и своевременность предоставляемой информации.

Существуют и дополнительные принципы, например, существенность. Она подразумевает, что в отчеты включаются только значимые данные. Так, при подготовке сводной отчетности по всей компании логично группировать статьи, не вдаваясь в детали по каждому контрагенту или проекту. Однако при анализе конкретного проекта, наоборот, требуется высокая детализация, позволяющая глубже оценить ситуацию и принять обоснованные управленческие решения.

Внутренняя отчетность: принцип сопоставимости и другие важные требования

Один из ключевых принципов управленческой отчетности — сопоставимость. Он необходим для проведения ретроспективного анализа: показатели в отчетах должны быть представлены так, чтобы их можно было сравнивать по периодам и отслеживать динамику.

При формировании внутренней отчетности важно учитывать ряд обязательных условий:

• отчеты должны соответствовать целям пользователей управленческой информации;
• в отчетность включаются только практически значимые данные, применимые при анализе и планировании;
• структура отчетов должна быть такой, чтобы информацию было легко интерпретировать и использовать;
• данные необходимо отражать цельно, без искажений, пропусков и ошибок;
• в отчетах должна присутствовать только актуальная информация;
• важно соблюдать регулярность — отчеты нужно составлять с четкой периодичностью;
• все сведения, полученные в процессе подготовки отчетов, должны оставаться конфиденциальными.

Соблюдение этих принципов позволяет повысить качество управленческой информации и принять более взвешенные решения на всех уровнях бизнеса.

Простота — это основополагающий принцип, которым должна руководствоваться внутренняя отчетность. Важно, чтобы информация в отчетах была представлена в доступной и понятной форме, позволяя пользователям легко и однозначно её интерпретировать. Для достижения этой цели необходимо, чтобы формат отчетности и методика её составления напрямую соответствовали задачам управленческого учета. Эти задачи должны быть чётко определены еще на этапе разработки управленческих документов, до начала формирования самих отчетов.

Достоверность — это второй важный принцип управленческой отчетности, который гарантирует, что все данные в отчетных формах должны быть предоставлены без искажений или скрытия информации о проведенных операциях. Несмотря на это, в управленческих отчетах могут присутствовать некоторые погрешности, поскольку в отличие от бухгалтерских отчетов, здесь не требуется строгое соблюдение абсолютной точности. Однако важно, чтобы степень неточностей не была настолько велика, чтобы она существенно искажала реальную картину. Нарушение принципа достоверности может привести к принятию ошибочных управленческих решений, что в свою очередь может негативно сказаться на результатах бизнеса.

Оперативность — это третий принцип, который регулирует процесс внутренней отчетности. Важно, чтобы отчеты составлялись в установленный срок и отражали актуальную картину происходящего. Только так руководство сможет своевременно использовать информацию и принимать обоснованные управленческие решения. В связи с необходимостью быстрого реагирования на события, могут возникать небольшие неточности, так как времени на тщательную проверку всех данных часто не хватает. Однако такие погрешности допустимы, при условии, что они не искажают общую картину и не мешают принятию решений.

Главная особенность формы управленческой отчетности в том, что она разрабатывается индивидуально под организацию в зависимости от потребностей и целей управления.

Отчетность может включать в себя как финансовые, так и операционные и нефинансовые показатели. А форма отчета, может быть представлена в разных форматах, таких как дашборды, графики, диаграммы, таблицы. Это позволяет визуализировать данные и делать их более понятными.

Довольно часто управленческую отчетность связывают с запланированными показателями, что позволяет проводить глубокий анализ бизнес-процессов, выявлять причины отклонений и принимать меры для улучшения процессов.

Управленческая отчетность может быть составлена за разные периоды времени, такие как год, квартал, месяц или неделя. Это позволяет проанализировать тенденции и оценивать эффективность выбранной стратегии.

Основными компонентами управленческого отчета являются данные о доходах и расходах, кассовые потоки, информация о займах и кредиторской задолженности, анализ запасов и сведения об амортизации основных средств. Важной частью отчетности являются также прогнозы и плановые показатели, которые позволяют сравнивать фактические результаты с ожидаемыми и оперативно корректировать курс действий компании.

Как мы определили, форма управленческого отчета может быть разной. Данные для заполнения управленческой отчетности тоже могут варьироваться в зависимости от потребностей организации. В аналитику, по-мимо основных отчетов ДДС, ОПиУ, Баланс, Платежный календарь, могут входить:

• производственные операции о закупках, продажах, запасах и другие операционные показатели
• сравнительные анализы нескольких отчетов для выявления трендов (например сравнительная диаграмма продаж определенной продукции за выбранный период)
• Ключевые показатели эффективность (KPI) организации
• Прогнозируемые финансовые показатели, стратегии и цели на будущий период
• Отчеты о рисках, отчеты о выполнении проектов, отчеты о клиентах и тд.

Для примера наш инструмент “Учет в проектных организациях” собирает в себя полную аналитику управленческого учета: https://www.helpexcel.pro/warehouse_accounting_v3

На основе управленческой отчетности руководство может принимать решения о расширении производства, изменении стратегии продаж, управлении заемными и собственными средствами. Примеры из практики показывают, что компании, регулярно анализирующие свою деятельность и корректирующие курс развития исходя из управленческой отчетности, добиваются лучших результатов в долгосрочной перспективе.

Правильно составленный управленческий отчет в реальном времени может отображать изменения ключевых эталонных показателей, которые являются важными для бизнеса.

Основной отчет должен быть не сложным, но должен отображать ключевые показатели. После выявления изменений, стоит погрузиться в анализ конкретных показателей. В этом помогут вспомогательные отчеты и данные.

Сделайте выводы из проведенного анализа и предложите рекомендации для улучшения финансового состояния и результатах организации. Разработайте план действий на основе аналитических выводов.

Анализ управленческих отчетов помогает руководству принимать обоснованные решения, оптимизировать деятельность организации и достигать поставленных целей.

Для максимальной эффективности управленческая отчетность должна быть интегрирована в общую систему управления предприятием. Это требует не только выбора подходящего программного обеспечения, но и разработки методологии сбора, обработки и анализа данных, обучения персонала и создания культуры принятия решений на основе данных. В некоторых случаях может потребоваться консультация со стороны внешних экспертов, чтобы адаптировать общепринятые принципы управленческой отчетности под уникальные условия конкретной компании.

Каждый руководитель и менеджер организации, будь то ООО, ЗАО, или иной формы собственности, сталкивается с необходимостью управлять развитием бизнеса на основе актуальных данных. Поэтому, управленческая отчетность играет ключевую роль в определении направлений для роста и повышения прибыльности. Управленческая отчетность включает в себя не только финансовые показатели, но и данные о рынке, конкурентах, оборотных и внеоборотных активах, что делает ее незаменимым инструментом для принятия обоснованных решений.

Внедрение управленческой отчетности требует определенного порядка действий. Вот основные шаги, которые мы используем в процессе внедрения:

1. Определение целей и потребностей: для начала мы проводим встречу, где определяем, какие цели бизнес хочет достичь с помощью управленческой отчетности и какие потребности компании она должна удовлетворять.
2. Аудит текущей системы отчетности: оцениваем текущую систему отчетностей компании, для выявления преимуществ и недостатков системы, которые мы учтем в процессе разработки новой системы.
3. Разработка технического задания: разрабатываем план действий, который включает этапы внедрения, ресурсы, сроки и ответственных лиц. А также, выбираем подходящие инструменты для реализации управленческих отчетов.
4. Разработка макетов отчетности: учитывая собранную информацию мы визуализируем отчетность и согласовываем ее с компанией, для того, чтобы внести корректировки дизайна, логики построения отчетов и отправить макет в разработку техническим специалистам.
5. Подготовка инструкций и описания отчетов: важно описать регламент работы с отчетами, для будущих специалистов и сотрудников компании, в текстовом и в формате видео-обучения.

Внедрение управленческой отчетности — это процесс, который требует планирования, организации и постоянного внимания. Следуя этим шагам, вы сможете успешно внедрить управленческую отчетность в вашей организации.

Составление управленческой отчетности обычно зависит от внутренних требований и политики компании. Для того, чтобы отчетность была максимально полезна и отражала реальное положение дел в компании, необходимо сформировать ее с учетом специфики отрасли, размера предприятия и целей развития. Это может включать дополнительные разделы и подразделения, занимающиеся сбором и обработкой данных, ведь для обеспечения точности и своевременности информации требуется слаженная работа многих специалистов.

Современные технологии и программные решения, такие как 1С, Google Sheets, и специализированные платформы для финансового учета, позволяют значительно упростить и автоматизировать процесс создания управленческой отчетности. Эти инструменты обеспечивают возможность детализированного анализа финансовых и операционных показателей в реальном времени, помогая выявлять неэффективные участки работы и определять потенциальные точки роста.

С развитием цифровых технологий и программного обеспечения, такого как системы ERP или программы 1С, процесс составления управленческой отчетности стал более гибким и автоматизированным. Это позволяет директорам и менеджерам по менеджменту в режиме реального времени отслеживать важнейшие финансовые и операционные показатели, выявлять разрывы в хозяйственной деятельности и оперативно принимать решения на основе актуальных данных.

Каждый отдельный бизнес имеет свою уникальную структуру и специфику, поэтому управленческая отчетность должна соответствовать внутренним потребностям и целям организации. Это означает, что структура и содержание отчетов могут существенно отличаться в зависимости от отрасли, размера компании, ее стратегических задач и управленческой модели. Такой подход позволяет более детально анализировать различные аспекты деятельности, например, эффективность логистики, налогообложение, кадровую политику или ситуацию на рынке.

По нашему мнению, наиболее простым и быстрым способом вести управленческий учет возможно в сервисе Google-таблиц. Есть множество готовых решений, а также практически без знания Excel можно собрать нужные вам отчеты вручную.

Наш бесплатный шаблон учета финансов: https://www.helpexcel.pro/service

Google Sheets предоставляет возможность создавать таблицы, вносить данные, проводить вычисления и визуализировать результаты. Вы можете использовать функции и формулы Google Sheets для автоматизации расчетов и анализа данных.

Кроме того, Google Sheets позволяет совместно работать над отчетом с другими участниками команды, обмениваться информацией и получать обратную связь. Это удобный инструмент для разработки оперативного управленческого учета.

Управленческая отчетность — это не просто набор таблиц и графиков для малого бизнеса, а мощный инструмент управления, который позволяет оценить текущее состояние дел, а также планировать будущее с учетом всех возможных рисков и перспектив. Создание индивидуализированной системы управленческой отчетности, учитывающей особенности каждого конкретного предприятия, является важнейшей задачей для любого руководителя, стремящегося к эффективному развитию своего бизнеса.